Datenschutzerklärung für das Employer-Branding und das Recruiting von smapOne AG
Veröffentlichungsdatum: 25.02.2026
Der Schutz deiner personenbezogenen Daten bei der Bearbeitung während des gesamten Bewerbungsprozesses ist für uns ein wichtiges Anliegen. Wir bei der smapOne AG verwalten unser Employer-Branding und unseren Recruiting über unsere Karriere-Website
und unter Verwendung eines damit verbundenen Bewerbermanagementsystems „Teamtailor“ des Anbieters Teamtailor AB, Östgötagatan 16, 116 25 Stockholm, Schweden. Teamtailor ist eine moderne All-in-One-Recruiting-Plattform, die Künstliche Intelligenz (KI) einsetzt. Diese Feature basiert auf der OpenAI API und fungiert als generativer KI-Assistent. Die smapOne AG bleibt dabei stets der „Kapitän“ und behält die Kontrolle; es findet kein Profing im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Das KI- Feature vereinfacht repetitive Aufgaben. Es werden keine persönlichen Daten bei der Lebenslaufanalyse erfasst und es ist sichergestellt, dass das Auswahlverfahren fair und vorurteilsfrei bleibt. Die KI-Entscheidungen werden stets durch menschliche Überprüfung validiert – ein Human-in-the-Loop-Ansatz gewährleistet Transparenz und Compliance.
In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn:
- Du unsere Karriere-Website aufrufst (Du bist „Besucher:in“)
- Du dich mit uns über unsere Karriere-Website verbindest, um ein Profil bei uns zu erstellen und Informationen über aktuelle oder zukünftige Stellenangebote bei uns zu erhalten (Du bist ein:e „verbundene Bewerber:in“)
- Du dich auf eine Stelle bei uns, über unsere Karriere-Website oder einen Dienst eines Dritten bewirbst (Du bist ein:e „sich bewerbende:r Bewerber:in“)
- Wir Informationen über dich von unseren Mitarbeitenden oder Partnern erhalten, da diese glauben, dass dein Profil für unsere aktuellen oder zukünftigen Stellenangebote von Interesse ist (Du bist ein:e „empfohlene: Bewerber:in“)
- Wir dich im Nachgang des Bewerbungsverfahrens fragen, ob wir das Bewerbungsverfahren verbessern können
- Wir Informationen über dich von eine:r Bewerber:in erhalten, der dich als Referenz angibt (Du bist eine „Referenz“).
In dieser Datenschutzerklärung wird auch beschrieben, welche Rechte du hast, wenn wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten, und wie du diese Rechte ausüben kannst.
Wenn wir in dieser Datenschutzerklärung den Begriff „Bewerber:in“ verwenden, beziehen wir uns – sofern nicht anders angegeben – auf jeden der folgenden Begriffe: verbundene Bewerber:innen, sich bewerbende Bewerber:innen, gesourcte Bewerber:innen und empfohlene Bewerber:innen.
1. Über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die direkt oder indirekt mit einer lebenden, natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können. Beispiele für personenbezogene Daten sind: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und IP-Adresse. Darüber hinaus gibt es personenbezogene Daten besonderer Kategorien (sensible Daten), die einen besonderen Schutz bedürfen. Es handelt sich dabei z.B. um Gesundheitsdaten oder Informationen über die Religionszugehörigkeit und über die ethnische Herkunft.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten meint jede automatisierte Nutzung personenbezogener Daten – wie das Sammeln, Erstellen, Analysieren, Weitergeben und Löschen personenbezogener Daten, wobei wir kein Profiling i.S.d. 22 DSGVO vornehmen; im Bewerbungsverfahren wird es keine automatisierte Einzelfallentscheidung geben, sondern eine Entscheidung von unserem Team.
Gemäß Art. 4 Ziffer 7 DSGVO sind wir der Datenverantwortliche, wenn wir deine personenbezogenen Daten, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben, verarbeiten.
2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Alle Personen
- Gerätedaten – Wenn du unsere Karriere-Website aufrufst, erfassen wir Informationen über dein Gerät, wie IP-Adresse, Browsertyp und -version, Details zur Sitzung, Trafficquelle, Bildschirmauflösung, bevorzugte Sprache, geografischer Standort, Betriebssystem und Geräteeinstellungen/-nutzung.
- Technische und statistische Daten – Wenn du unsere Karriere-Website aufrufst, sammeln wir technische und statistische Daten über deine Nutzung der Website, wie z. B. Informationen darüber, welche URLs du besuchst und deine Aktivitäten auf der Website.
- Kommunikationsdaten – Wir erfassen und speichern deine Kommunikation mit uns, einschließlich der von deiner in der Kommunikation angegebenen Informationen. Dies kann den Inhalt von E-Mails, Videoaufzeichnungen, Social-Media-Nachrichten, von dir in deinem Konto bei uns angegebenen Informationen, Umfragen usw. umfassen.
- Kontaktdaten – Wie dein Name, deine E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift.
Bewerber:innen
- Daten aus Vorstellungsgesprächen, Beurteilungen und anderen Informationen aus dem Recruiting – Wie z. B. Notizen aus Vorstellungsgesprächen mit dir, durchgeführte Beurteilungen und Tests, Gehaltsanforderungen.
- Informationen in deiner Bewerbung – Z. B. dein Lebenslauf, Anschreiben, Arbeitsproben, Referenzen, Empfehlungsschreiben und deine Ausbildung.
- Informationen in deinem öffentlichen Profil – Gemeint sind die Informationen, die wir unter Beachtung arbeitsrechtlicher und datenschutzrechtlicher Vorgaben über dich aus öffentlichen Quellen im Zusammenhang mit deiner Bewerbung sammeln dürfen, wie z. B. über öffentlich zugängliche Netzwerke wie LinkedIn oder die Website deines derzeitigen Arbeitgebers.
- Informationen von Referenzen – Gemeint sind die Informationen, die wir von unseren Mitarbeitenden oder Partnern erhalten, die dich an uns verweisen, oder von den Personen, die dich als eine Referenz angegeben haben.
3. Woher erhalten wir deine personenbezogenen Daten?
Alle Personen
- Von der Karriere-Website. Wenn du unsere Karriere-Website aufrufst, sammeln wir technische und statistische Informationen darüber, wie du die Karriere-Website nutzt, sowie Informationen von deinem Gerät.
- Direkt von dir. Die meisten Informationen über dich, die wir verarbeiten, erhalten wir direkt von dir, zum Beispiel wenn du dich für eine Stelle bei uns bewirbst oder mit uns in Kontakt trittst. Du kannst dich jederzeit dafür entscheiden, uns bestimmte Informationen nicht bereitzustellen. Einige personenbezogene Daten sind jedoch erforderlich, damit wir deine Bewerbung bearbeiten oder dir die von dir gewünschten Informationen zur Verfügung stellen können.
Referenzen
- Von der Person, für die du eine Referenz bist. Wenn ein Bewerber dich als Referenz angibt, erfassen wir deine von dem Bewerber übermittelten Kontaktdaten, um dich kontaktieren zu können.
Bewerber:innen
- Aus öffentlichen Quellen. Wir können personenbezogene Daten über dich aus öffentlichen Quellen, wie LinkedIn oder der Website deines derzeitigen Arbeitgebers, sammeln.
- Aus unseren Referenzen. Wir können Informationen über dich von unseren Mitarbeitenden oder Partnern (z. B. Personalbeschaffungsdienstleistern) erhalten, wenn diese der Meinung sind, dass dein Profil für unsere aktuellen oder zukünftigen Stellenangebote von Interesse ist.
- Von deinen Referenzen. Wenn du uns Referenzen nennst, können wir von diesen Informationen über dich sammeln.
- Daten, die wir selbst oder in Zusammenarbeit mit dir erstellen. Informationen über deine Bewerbung und dein Profil werden in der Regel von uns oder von uns in Zusammenarbeit mit dir während des Recruitings erstellt. Dazu können zum Beispiel Notizen zu Gesprächen mit dir, Beurteilungen und Tests gehören.
4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten?
In erster Linie verarbeiten wir die Daten, die du oder ein Mitarbeiter oder Partner uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung zukommen lassen, um deine Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen und dich zu kontaktieren. Die Bewerbung wird hierbei von unserem Bewerbungstool digital aufbereitet. Durch die digitale Aufbereitung können wir den Status deiner Bewerbung besser verfolgen und dem entsprechenden Ansprechpartner zuweisen.
Zudem verwenden wir deine Bewerbungsdaten in anonymisierter Form, um unsere Bewerbungsabläufe zu verbessern und Bewerbungsstatistiken zu erstellen. In diesem Zusammenhang werten wir z.B. aus, wie viele Bewerbungen tatsächlich bei uns eingehen, wie viele Bewerbungen angenommen oder abgelehnt werden und wie viele Bewerber sich aktuell in den einzelnen Bewerbungsstufen (z.B. Bewerbung eingereicht, Bewerbungsgespräch etc.) befinden.
Darüber hinaus, erfolgt eine Datenverarbeitung zu folgenden Zwecken: Im Einzelnen:
- Erfassen von Geräteinformationen über die Nutzung der Karriere-Website mithilfe von Cookies und anderen Tracking-Technologien, wie in unserer Cookie-Richtlinie beschrieben;
- Wartung, Entwicklung, Prüfung und sonstige Gewährleistung der Sicherheit der Karriere-Website durch die Verarbeitung von Geräteinformationen und technischen Daten;
- Analyse der Nutzung und Leistung der Karriere-Website und ihrer Inhalte, um Statistiken zu erstellen und die Betriebsleistung zu verbessern;
- Bereitstellung aktueller Informationen über freie Stellen bei uns verarbeiten wir Kontakt- und Kommunikationsdaten;
- Erfassung und Bewertung deines beruflichen Profils auf unsere eigene Initiative hin. Dazu gehört auch die Kommunikation mit dir in Bezug auf dein Profil;
- Aufzeichnung des/der Bewerbungsgespräch(e) mit dir, sofern du uns deine Einwilligung erteilt hast;
- Bitte um Teilnahme bei einer einmaligen Nachfrage, sofern du dich bei uns beworben hast.
5. Mit wem teilen wir deine personenbezogenen Daten?
Der unmittelbare Zugriff auf Bewerberdaten ist streng begrenzt und wird nur Personen gewährt, die am Bewerbungsprozess und der Entscheidungsfindung beteiligt sind. Darunter fallen in der Regel der/die zuständige Sachbearbeiter:in, Teamleitung und Geschäftsleitung.
Darüber hinaus haben die von uns beauftragten Dienstleister im Rahmen ihrer Vertragserfüllung die Möglichkeit, Zugriff auf Daten zu erlangen, sofern es die Dienstleistung oder Funktionalität erfordern. Dazu gehören zum Beispiel Personalvermittlungsdienstleister und der Anbieter unserer Karriere-Website und des zugehörigen Bewerberverwaltungssystems.
Unternehmen, die Cookies auf der Karriere-Website zur Verfügung stellen. Wenn du damit einverstanden bist, werden Cookies von Drittanbietern gesetzt. Informationen darüber, welche Cookies dies betrifft, findest du in unserer Cookie-Richtlinie.
Wir geben deine personenbezogenen Daten an Behörden und andere öffentliche Akteure, Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftprüfer jeweils im Rahmen ihrer Mandate weiter, wenn wir dazu gesetzlich bzw. vertraglich verpflichtet sind.
Im Zusammenhang mit einer möglichen Fusion, der Veräußerung von Unternehmensvermögen, einer Finanzierung oder der Übernahme unseres gesamten oder eines Teils unseres Unternehmens durch ein anderes Unternehmen geben wir möglicherweise deine personenbezogenen Daten an andere Parteien weiter, die an diesem Prozess beteiligt sind.
6. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten?
Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Fall, dass du uns gesundheitsbezogene Informationen oder andere sensible Daten übermittelst, erfolgt die Verarbeitung aufgrund deiner Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Im Zusammenhang mit Umfragen und Aufzeichnungen der Gespräche kann die Verarbeitung nur dann erfolgen, wenn du zuvor deine Einwilligung für die Verarbeitung erteilt hast. Deine Rechte findest du in Abschnitt 9 unten.
Sofern wir dich als Bewerber:in bitten, uns gegenüber zur Rekrutierungsprozessqualität deine Meinung zu sagen, beruht diese Nachfrage auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie hilft, Verbesserungspotenziale im Recruiting zu identifizieren, beispielsweise in Bereichen wie Kommunikation, Transparenz, Reaktionszeiten und der allgemeinen Bewerbererfahrung. Das Interesse der betroffenen Person überwiegt nicht dem Interesse der smapOne AG an einem optimierten Rekrutierungsprozess, Die Antwort auf die Nachfrage an dich ist freiwillig und du kannst ihr jeder Zeit widersprechen, indem du bewerbung@smapone.com
kontaktierst.
7. Wann übermitteln wir deine personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR und wie schützen wir sie dann? Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten innerhalb des EU-/EWR-Raums.
Im Zusammenhang mit unserem Bewerbermanagementtool Teamtailor arbeiten wir auch mit Dienstleistern zusammen, deren Muttergesellschaft oder die Muttergesellschaft eines Subunternehmers ihren Sitz außerhalb der EU/des EWR hat.
Wir stellen sicher, dass wir eine von der DSGVO anerkannte Sicherheitsmaßnahme verwenden, um die Übermittlung datenschutzkonform und entsprechend dem EU-Standard zu ermöglichen. Wir verwenden die folgenden Sicherheitsvorkehrungen:
Wenn deine personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR übertragen werden, setzen wir außerdem angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, um die personenbezogenen Daten im Falle einer Offenlegung zu schützen. Welche Schutzmaßnahmen wir genau ergreifen, hängt davon ab, was für den jeweiligen Transfer technisch machbar und ausreichend wirksam ist.
Wenn du weitere Informationen darüber erhalten möchtest, in welchen Fällen deine personenbezogenen Daten außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden, kannst du uns über die Kontaktdaten in Abschnitt 9 und 10 unten kontaktieren.
8. Wie lange bewahren wir deine personenbezogenen Daten auf?
Besucher:innen
Wir bewahren deine persönlichen Daten aus Sicherheitsgründen für sechs (6) Monate auf. Die Speicherfristen für Cookies sind in unserer Cookie-Richtlinie festgelegt
Bewerber:innen
Deine Daten werden, falls es nicht zu einem Arbeitsverhältnis kommt, nach spätestens 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht, sofern nicht ausnahmsweise ein berechtigtes Interesse an der weiteren Speicherung der Daten besteht.
Sofern du uns im Rahmen einer gesonderten Einwilligung erlaubt hast, die Daten für zukünftige Bewerbungsverfahren aufzunehmen, speichern wir deine Daten ein Jahr.
Referenzen
Wir bewahren deine personenbezogenen Daten so lange auf, wie wir die personenbezogenen Daten der Berwerberin oder des Bewerbers aufbewahren, für den du als Referenz agiert hast.
9. Welche Rechte hast du, und wie kannst du diese ausüben?
In diesem Abschnitt findest du Informationen über die Rechte, die du hast, wenn wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten. Wie im Folgenden beschrieben, kommen einige der Rechte nur dann zum Tragen, wenn wir deine personenbezogenen Daten auf einer bestimmten Rechtsgrundlage verarbeiten.
Wenn du eines der hier aufgeführten Rechte ausüben möchten, empfehlen wir dir Folgendes:
- Rufe auf unserer Karriere-Website die Seite Daten & Datenschutz auf. Hier bieten wir Funktionen an, mit denen du deine Rechte ausüben kannst;
- Logge dich in deinem Konto bei uns ein, wo du die Einstellungen in deinem Konto nutzen kannst, um deine Rechte auszuüben; oder
- Kontaktiere uns direkt unter bewerbung@smapone.com.
Das Recht, informiert zu werden.
Du hast das Recht, darüber informiert zu werden, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten. Du hast außerdem das Recht, informiert zu werden, wenn wir deine personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck als den, für den sie ursprünglich erhoben wurden, verarbeiten wollen.
Wir stellen dir diese Informationen durch diese Datenschutzerklärung, durch Aktualisierungen auf unserer Karriere-Website (siehe auch Abschnitt 11 unten) und durch die Beantwortung deiner Fragen zur Verfügung.
Recht auf Zugang zu deinen persönlichen Daten.
Du hast das Recht zu erfahren, ob wir personenbezogene Daten über dich verarbeiten, und eine Kopie der Daten, die wir über dich verarbeiten, zu erhalten. Im Zusammenhang mit dem Erhalt der Kopie deiner Daten erhältst du auch Informationen darüber, wie wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten.
Recht auf Zugang und auf die Übertragung deiner personenbezogenen Daten an einen anderen Empfänger („Datenübertragbarkeit“).
Du kannst eine Kopie der dich betreffenden personenbezogenen Daten, die wir zur Erfüllung einer Vereinbarung mit dir oder aufgrund deiner Einwilligung verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anfordern. So kannst du diese Daten an anderer Stelle verwenden, zum Beispiel, um sie an einen anderen Empfänger zu übertragen. Sofern technisch möglich, hast du auch das Recht zu verlangen, dass wir deine Daten direkt an einen anderen Empfänger übermitteln.
Recht auf Löschung deiner personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden“).
In einigen Fällen hast du das Recht, dass wir personenbezogene Daten über dich löschen. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Verarbeitung der Daten für den Zweck, für den wir sie erhoben haben, nicht mehr erforderlich ist; wenn du deine Einwilligung widerrufst; wenn du der Verarbeitung widersprochen hast und es keine legitimen, vorrangigen Gründe für die Verarbeitung gibt. (Zum gesonderten Widerspruchsrecht siehe unten.)
Recht auf Widerspruch gegen unsere Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten.
Du hast das Recht, der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, unter Angabe deiner persönlichen Umstände unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO zu widersprechen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
Wenn du der Meinung bist, dass die personenbezogenen Daten, die wir über dich verarbeiten, unrichtig sind, dass unsere Verarbeitung unrechtmäßig ist oder dass wir die Informationen nicht für einen bestimmten Zweck benötigen, hast du das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einschränken. Wenn du, wie oben beschrieben, Widerspruch gegen unsere Verarbeitung einlegst, kannst du uns auch auffordern, die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten einzuschränken, während wir deine Anfrage prüfen.
Wenn wir die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten einschränken, werden wir die Daten (mit Ausnahme der Speicherung) nur mit deiner Einwilligung oder zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeiten.
Recht auf Berichtigung.
Du hast das Recht zu verlangen, dass wir ungenaue Informationen berichtigen und Informationen über dich, die du für unvollständig hältst, vervollständigen.
Recht auf Widerruf deiner Zustimmung.
Wenn wir deine personenbezogenen Daten auf der Grundlage deiner Einwilligung verarbeiten, hast du das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Wenn du dies tust, stellen wir die Verarbeitung deiner Daten für die Zwecke, für die du deine Zustimmung zurückgezogen hast, ein. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf deiner Zustimmung beruhte, bevor sie zurückgezogen wurde, wird dadurch jedoch nicht beeinträchtigt.
Das Recht, eine Beschwerde einzureichen.
Wenn du Beschwerden über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten durch uns hast, kannst du eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde in Germany einreichen. Deren Kontaktdaten lauten wie Folgt:
Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Anschrift: Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: +49 (0)511 12045-00
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
10. Wohin wendest du dich mit Kommentaren oder Fragen?
Wenn du dich mit uns in Verbindung setzen möchten, um deine Rechte auszuüben, oder wenn du Fragen, Kommentare oder Bedenken bezüglich des Umgangs mit deinen persönlichen Daten hast, kannst du uns per E-Mail unter bewerbung@smapone.com erreichen.
11. Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn es notwendig ist – zum Beispiel, weil wir deine personenbezogenen Daten auf eine neue Art und Weise verarbeiten, weil wir die Informationen für dich noch verständlicher machen wollen oder wenn es notwendig ist, um die geltenden Datenschutzgesetze einzuhalten.
Wir empfehlen dir, diese Seite regelmäßig auf Änderungen zu überprüfen. Du kannst jederzeit oben auf dieser Seite nachsehen, wann diese Datenschutzerklärung zuletzt aktualisiert wurde.
